Les avantages d’implémenter un logiciel d’archivage électronique dans son entreprise

Dans un environnement professionnel, il est essentiel de gérer efficacement la documentation papier. À mesure qu’une entreprise se développe, la quantité de papier devient de plus en plus importante et diversifiée. L’incapacité à les gérer peut entraîner des recherches fastidieuses et une utilisation inefficace des ressources. Elle augmente également le risque de perdre des documents importants ou de les voir endommagés ou égarés.

Comme c’est une obligation légale, aujourd’hui, les entreprises sont tenues d’archiver et de gérer une quantité impressionnante de documents depuis leur création jusqu’à leur destruction.

Ainsi, avec la croissance des solutions d’archivage de plus en plus performantes, la nécessité d’une gestion électronique efficace et sécurisée des documents n’a jamais été aussi recherchée par les managers.

Pourquoi est- il nécessaire de dématérialiser les documents ? Découvrez dans le présent article, l’importance d’une solution d’archivage électronique en entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage ?

La gestion des archives est un élément fondamental de toute entreprise, mais il peut être difficile de suivre tous les documents qui sont produits quotidiennement. Que vous soyez le propriétaire d’une petite entreprise qui tente d’organiser ses propres archives ou une grande société comptant des centaines d’employés, il est important de disposer d’un système de GED organisé pour archiver et gérer les documents de votre entreprise.

En effet, il s’agit d’un logiciel dont le rôle est de capturer, traiter, indexer et de conserver les documents papier transformés au préalable sous un format numérique (généralement PDF) après avoir scanné l’ensemble des flux papier entrant et sortant de l’entreprise.

Ainsi, les meta données créées et associées à chaque type de document permettent de tracer l’historique de création ou de modification des documents archivés selon une règle de conservation validée et audité en interne.

Comment fonctionne un logiciel d’archivage ?

Selon un plan de classement, un logiciel d’archivage électronique vous permet de répondre efficacement aux exigences légales de conservation et de traçabilité des données, tout en assurant la sécurité de vos documents durant leur cycle de vie. La conservation des documents se fait en les stockant dans un dépôt ou une archive électronique.

Un logiciel de gestion des documents est un programme qui stocke les documents dans un référentiel électronique, auquel les utilisateurs autorisés peuvent accéder pour consultation. Il fournit en temps réel et avec précision :

  • Le contenu des archives ;
  • L’emplacement de chaque document ;
  • Les dates de création, d’utilisation et d’archivage de chaque document ;
  • Les mouvements de consultation des archives ;
  • Le logiciel d’archivage permet de :
  • De rechercher un document d’archives ;
  • D’obtenir des statistiques ;
  • De sécuriser le contenu des archives.

Les principaux avantages d’un logiciel GED en entreprise

En milieu organisationnel, vous savez que l’efficacité de votre société dépend de celle de ses documents. Si vos employés sont constamment à la recherche de documents importants, ou si vous avez du mal à tracer les nombreux documents qui passent par votre bureau, vous souffrez peut-être d’une gestion inefficace des documents.

Les logiciels d’archivage électronique de documents peuvent vous aider à :

  • Améliorer la productivité des employés en facilitant la recherche des informations nécessaires. Un partage facile entre les utilisateurs au sein de l’entreprise.
  • Réduire le gaspillage de papier en numérisant et en sauvegardant les documents importants dans des espaces de stockage dédiés (serveurs, clouds, coffres-forts électroniques).
  • Assurer un meilleur suivi des documents de l’entreprise, notamment les factures, les contrats, les rapports, etc.
  • Réduire le temps passé à classer les dossiers en les organisant automatiquement dans une base de données en fonction de leur type (par exemple, les factures des clients) ou de leur statut (par exemple, payé ou non payé).
  • Simplifier l’accès aux archives et optimiser le temps de recherche en localisant rapidement des fichiers spécifiques, même ceux archivés dans des locaux physiques.

Comment choisir son logiciel d’archivage ?

Le logiciel d’archivage électronique est un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite se conformer aux obligations légales en matière de conservation de ses documents. Ces obligations sont très strictes et doivent être respectées.

Par conséquent, pour bien archiver les documents, il faut choisir un logiciel d’archivage électronique paramétrable et qui répond à vos besoins. Pour cela, vous devez vous poser les questions suivantes :

  1. Quels sont mes besoins ?
  2. Quel type de documents dois-je archiver ?
  3. Combien de documents vais-je archiver ?
  4. Les différents types de formats de fichiers
  5. Est-il facile à paramétrer
  6. Est-il possible de l’interfacer avec les applications métiers de l’entreprise
  7. Quelle est la durée de conservation de mes documents ?
  8. Est-ce que la solution numérique tient compte des réglementations en vigueur ?
  9. Comment un logiciel d’archivage peut aider à protéger les données et à les récupérer rapidement en cas de besoin ?
  10. Ai-je besoin d’un moteur de recherche avec une fonction d’indexation intelligent ou est-il suffisant d’avoir un système d’indexation manuelle ?
  11. Ai-je besoin d’une plateforme collaborative qui me permette de partager les archives avec d’autres personnes afin de travailler ensemble sur des projets ?
  12. Ai-je besoin d’une interface de gestion facile à utiliser ou serait-il préférable qu’une seule personne soit responsable de la gestion de toutes les archives ?

Une fois que vous avez défini le type de système d’archivage qui convient aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le tester.

Si aucune version gratuite n’est disponible, demandez à votre éditeur de logiciel s’il offre une garantie de remboursement de 30 jours. Ainsi, si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez le retourner sans avoir effectué de paiement !